7 Formas De Automatizar Sus Facturas Y Recibir Pagos Más Rápido

• ¿Qué es la facturación automatizada?
• Facturación automatizada versus facturación manual
• Los beneficios de la facturación automatizada
• 5 formas de automatizar la facturación
• 1) Recordatorios por correo electrónico
• Próximos recordatorios de facturas
• Recordatorios de vencimiento de facturas
• Recordatorios de facturas vencidas
• ¿Sabías?
• 2) Configurar facturas recurrentes
• 3) Configure pagos automáticos para sus facturas recurrentes
• 4) Programar facturas para pagos futuros
• 5) Crear facturas con software de facturación
• ¡Comience hoy con la facturación automatizada!

Todos los empresarios tienen un objetivo común: dominar el mundo. Jk, jk, tal vez no todos.

Está bien, pero de verdad: un objetivo común que tienen todos los propietarios de negocios es encontrar formas de hacer sus vidas más fáciles y que les paguen más rápido (¡lo cual puede ser igualmente ambicioso!). Ya sea que esto signifique volverse más rentable, más eficiente o más rentable, también hay una solución común… Redoble de tambores, por favor.

… ¡Automatización!

Si bien la automatización puede aplicarse a muchos procesos, en este artículo nos centraremos específicamente en la automatización de facturas.

La facturación automatizada brinda a los ocupados propietarios de pequeñas empresas la oportunidad de concentrarse más en hacer crecer sus negocios y menos en las molestas actividades administrativas asociadas, como enviar una factura o hacer un seguimiento de un pago atrasado. Además, hay claras ventajas en el uso de un software de facturación en comparación con la creación y el envío de facturas manualmente.

Echemos un vistazo a por qué debería subirse al carro de la facturación automatizada y cinco formas en las que puede automatizar sus facturas para que le paguen más rápido.

Tabla de Contenidos

¿Qué es la facturación automatizada?

La facturación automatizada es el proceso de configurar su proceso de facturación para que funcione automáticamente, lo que incluye crear y programar facturas por adelantado para enviarlas a los clientes en un momento determinado. Esto generalmente significa que sus facturas se envían digitalmente y se almacenan en un servidor utilizando un software de facturación.

Facturación automatizada versus facturación manual

Ahora que todos estamos en la misma página sobre qué es la facturación automática, comparemos la facturación automática con la facturación manual.

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La facturación manual se refiere al proceso de usar un procesador de textos o una hoja de cálculo para crear facturas usted mismo y luego enviarlas manualmente a cada cliente, ya sea por correo postal o electrónico.

Aquí hay algunas diferencias clave más:

• personalización: si crea una factura manualmente, deberá personalizar la información en cada factura cada vez. Con el software de facturación, el ingreso de información, como números de factura, se realiza automáticamente
• Tiempo de procesamiento: Lleva más tiempo procesar una factura manualmente en comparación con una factura automatizada
• Costo: La facturación manual es más costosa que la facturación automatizada (cuesta alrededor de $ 16 – $ 22 en promedio); además, está el costo del tiempo que lleva administrar las facturas manualmente.
• Recordatorios: con la facturación manual, usted es responsable de enviar las facturas y los recordatorios de pago, de lo cual la facturación automática puede encargarse por usted.
• Informes: cuando automatice las facturas, también tendrá acceso a informes sobre datos clave que lo ayudarán a tomar decisiones financieras inteligentes. Con la facturación manual, deberá recopilar datos y realizar un seguimiento de todo usted mismo
• Pagos: De manera similar, generalmente puede integrarse directamente con un software de pagos en línea en facturas automáticas para que pueda cobrar los pagos directamente de una factura, lo que no es posible para las facturas manuales.

Los beneficios de la facturación automatizada

Las automatizaciones en general le ahorran tiempo y dinero. ¡Y el tiempo es dinero para el propietario de una pequeña empresa ocupada (después de todo, necesita mucho tiempo para planificar su dominación mundial)! La automatización de sus procesos, incluida la facturación, puede ayudarlo a que sus clientes le paguen más rápido, lo cual es crucial para acelerar su flujo de efectivo.

Estos son algunos de los otros beneficios de la facturación automática:

• Ahorrar tiempo: Al permitir que su software de facturación se encargue del trabajo manual por usted, como la entrada de datos, la revisión y el procesamiento, puede recuperar hasta 10 o 20 horas para dedicarlas a su negocio.
• Reducir errores: Hay menos margen para el error humano cuando automatiza las facturas. Incluso un pequeño error en una factura puede ser un gran dolor de cabeza para corregir, lo que la facturación automatizada puede ayudar a prevenir.
• Reciba pagos más rápido: Permitir que sus clientes realicen pagos en línea directamente a través de una factura digital aumenta sus posibilidades de recibir el pago a tiempo, lo que acelera su flujo de caja.
• Luzca y siéntase como un profesional: La automatización de sus facturas también brinda a sus clientes una experiencia mejor y más fácil, por lo que se verá y se sentirá abotonado.
• Tus libros siempre actualizados: El acceso a informes y registros financieros en tiempo real es fundamental para realizar un seguimiento del rendimiento de su empresa, de lo que se encarga la facturación automatizada. (Realmente apreciará esto durante la temporada de impuestos también).
• Reduce tu huella de carbono: Si está enviando facturas digitales, en lugar de usar facturas en papel y enviarlas por correo, está salvando muchos árboles.

5 formas de automatizar la facturación

Ahora que sabe qué es la facturación automatizada y por qué es tan importante para optimizar la forma en que administra su negocio, veamos nuestro resumen de las mejores formas de automatizar sus facturas, que incluye:

1. Automatización de recordatorios por correo electrónico
2. Configuración de facturas recurrentes
3. Configuración de pagos automáticos
4. Programación de facturas
5. Uso de software de facturación

1) Recordatorios por correo electrónico

Los recordatorios por correo electrónico, nuestro primer método de automatización de facturas, son una forma clave de mantener a sus clientes informados sobre el vencimiento de las facturas. Puede configurar recordatorios por correo electrónico utilizando el software de facturación (¡más sobre esto más adelante!) para enviar automáticamente cuando las facturas están próximas, vencen y vencen.

Próximos recordatorios de facturas

¿Por qué esperar hasta la fecha de vencimiento del pago para enviar un recordatorio? A veces, un cliente puede recibir una factura, reservarla para realizar un pago más tarde y olvidarse de ella. Enviar recordatorios por correo electrónico de las próximas facturas es una excelente manera de asegurarse de que le paguen a tiempo y de protegerse de los pagos atrasados.

Recordatorios de vencimiento de facturas

Cuando llega la fecha de vencimiento de la factura, también puede configurar su software de facturación para recordar a sus clientes el día de. Estos correos electrónicos automatizados le informan al cliente que el pago vence hoy, para que pueda hacer clic fácilmente y realizar el pago a tiempo.

Recordatorios de facturas vencidas

Perseguir un pago atrasado no es divertido para nadie. Los pagos atrasados ​​a veces son inevitables, incluso si ha seguido los pasos anteriores. Hacer un seguimiento de los pagos atrasados ​​no es el mejor uso de su tiempo, por lo que una notificación automática por correo electrónico de las facturas vencidas es una excelente manera de mantenerse al tanto de las facturas impagas sin invertir su tiempo en ello.

¿Sabías?

¡Hola, hora del enchufe desvergonzado! ¿Sabía que con el software de facturación de Wave puede configurar alertas automáticas por correo electrónico para enviarlas a sus clientes? Puede recordarles las próximas facturas, notificarles el día de vencimiento de una factura y alertarlos de que una factura está vencida en varios períodos seleccionados. De esta manera, nunca volverá a perseguir los pagos atrasados: seremos los malos para usted. 😉

2) Configurar facturas recurrentes

Si tiene clientes en retención o clientes registrados para sus servicios de suscripción, crear manualmente la misma factura cada período es tedioso, requiere mucho tiempo, es repetitivo y simplemente [insert other synonym for superrr boring here].

Para proyectos en curso con la misma factura en cada período, puede crear la factura una vez y programarla para enviarla en cada período, lo que le ahorrará mucho tiempo y capacidad mental.

¿Sabías?

Probablemente sepas lo que vamos a decir aquí. ¡Sí, el software de facturación de Wave le permite configurar facturas recurrentes! Puede personalizar las facturas para cualquier día de la semana, mes o zona horaria, y en cualquier frecuencia, con total flexibilidad, para que pueda ahorrar tiempo y cordura.

3) Configure pagos automáticos para sus facturas recurrentes

También puede llevar la automatización un paso más allá y automatizar los pagos reales de las facturas recurrentes. En otras palabras, su factura se crearía y enviaría automáticamente, y luego se le cobraría automáticamente a su cliente. Uf, eso es mucha automatización.

Esto requiere un nivel adicional de confianza con su cliente, ya que le permitirá cargar automáticamente su tarjeta de crédito o cuenta bancaria de forma continua. Pero también les ahorra tiempo, por lo que esta podría ser una opción elegante no solo para usted, sino también para su cliente que realiza el pago.

¿Sabías?

Si hace esto con la función de facturación de Wave, puede solicitar que se envíe un correo electrónico a su cliente, solicitando que ingrese su información de pago para el pago automático, O puede proporcionarle su información de pago directamente, como por teléfono, para que puede ingresarlo manualmente.

Luego, puede configurar la facturación recurrente con pagos automáticos para sus clientes habituales, de modo que pueda estar seguro de que le pagarán a tiempo, ¡siempre! Usted tiene el control total y puede cambiar entre facturación automática y manual cuando lo desee.

4) Programar facturas para pagos futuros

Si ha cerrado una venta pero aún no está listo para enviar la factura, también puede programar la factura para que se envíe al cliente en una fecha posterior mediante el software de facturación.

Supongamos que ha reservado un proyecto importante programado para comenzar en dos meses. Es posible que desee crear la factura ahora y programarla para dos meses después: una casilla de verificación menos que tendrá que marcar al iniciar el proyecto. Esto puede ayudarlo a concentrarse en el trabajo en lugar del molesto administrador asociado con él.

5) Crear facturas con software de facturación

Hemos estado hablando mucho sobre la automatización del envío de facturas, pero en realidad no hemos mencionado la automatización del proceso de creación de facturas. Las facturas digitales se crean con un software de facturación, lo que facilita la creación de facturas que lo ayudan a verse y sentirse como el profesional que es.

Una opción maravillosa es una con la que probablemente ya esté muy familiarizado: el software de facturación de Wave, que le permite crear facturas digitales personalizables y de aspecto profesional en segundos e incluye todas las funciones que mencionamos, como facturación automática y recordatorios, junto con la capacidad para habilitar los pagos en línea directamente en una factura para brindarles a sus clientes opciones fáciles para realizar un pago. Nuestra función de facturación lo ayudará a recibir pagos más rápido, ahorrar tiempo y dinero y estar al tanto de sus facturas.

El uso de una aplicación de integración como Zapier también puede ayudar a automatizar la facturación con Google Forms y Google Sheets.

Si usa Zapier, puede generar facturas de forma automática con Google Drive:

• Formularios de Google: si un usuario envía o edita una respuesta, puede decirle a Zapier que le indique a Wave que es hora de crear una factura.
• Hojas de cálculo de Google: también puede usar Hojas de cálculo de Google para generar facturas automáticamente cuando haya agregado o actualizado una hoja de cálculo, una hoja de cálculo o una fila en el documento asociado.

¡Comience hoy con la facturación automatizada!

La automatización de facturas es una excelente manera de facilitar el funcionamiento de su negocio y ayudarlo a recibir pagos más rápido. La mejor parte de reducir el tiempo que dedica a la parte administrativa de su empresa es que puede dedicar más tiempo a lo que se le da bien, algo que estamos seguros de que sus clientes también apreciarán. Nos encanta una situación de ganar-ganar.

Un último «¿Sabías que?» antes de separarnos: ¿Sabía que la función de facturación de Wave (que es gratuita, por cierto) es parte de un conjunto de herramientas de administración de dinero, que incluye nuestra función de contabilidad y nuestra función de pagos en línea, lo que le brinda control total de su dinero en un solo lugar? Los detalles de su factura y pago se sincronizarán automáticamente con nuestra función de contabilidad, asegurando que sus registros sean siempre precisos, para que siempre esté listo para el momento de los impuestos.

Para obtener aún más consejos y trucos sobre cómo recibir pagos más rápido, también puede consultar la guía de Wave sobre cómo recibir pagos más rápido. ¡Ahora salga, automatice sus facturas y reciba pagos más rápido!

7 Formas De Automatizar Sus Facturas Y Recibir Pagos Más Rápido

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2023-10-01

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